Es cierto que las expectativas de los empresarios al momento de implementar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) suelen ser bastante altas. La promesa de una mayor eficiencia, una mejor gestión de los recursos y una mayor rentabilidad suele atraer a muchos dueños de negocio. Sin embargo, también es cierto que existe mucho desconocimiento en torno a lo que implica realizar una implementación de un ERP, tanto por parte de los empresarios como por parte de la misma industria.
La idea de que una implementación de ERP es sencilla y barata es un mito que ha sido alimentado por la falta de información y conocimiento. Muchos dueños de negocio subestiman el esfuerzo y los costos que conlleva una implementación de ERP.
Esto se debe en gran parte al desconocimiento de los costos reales que conlleva una implementación. Muchos empresarios que deciden hacerlo por su propia cuenta, establecen de forma incorrecta los costos de un proyecto, lo que puede llevar a sorpresas desagradables en el presupuesto. Es por esto que es importante conocer los costos ocultos que no suelen tenerse en cuenta al momento de realizar una implementación en tu empresa.
En este artículo, vamos a desentrañar los costos ocultos que suelen pasar desapercibidos en la implementación de un ERP, que gran número de empresas sulen obviar al momento de armar sus presupuestos y puedan establecer de forma correcta los costos de un proyecto y evitar sorpresas desagradables en el futuro.
1. Capacitación de los empleados
La capacitación de los empleados es un factor clave en la implementación de un sistema ERP, pero a menudo es subestimado en términos de costos. La capacitación es esencial para garantizar que todos los miembros de la organización estén al día con el uso correcto del nuevo sistema y puedan sacar el máximo provecho de él. Sin embargo, esto puede ser costoso y requerir tiempo, ya que se trata de un sistema completamente nuevo.
Además de los costos directos de la capacitación, también hay otros costos indirectos que deben tenerse en cuenta. Por ejemplo, durante el proceso de capacitación, los empleados pueden estar menos disponibles para realizar sus tareas regulares, lo que puede afectar la productividad. También hay el costo del tiempo que se pierde mientras los empleados aprenden el nuevo sistema.
Una manera de minimizar estos costos es asegurándose de que la capacitación sea lo más eficiente posible. Esto puede incluir el uso de recursos en línea, tutoriales y videos, y la correcta capacitación de la persona delegada del lado del cliente quien debería ser el primero en instruirse en el correcto uso del nuevo sistema para luego compartirlo con el equipo de trabajo.
En resumen, la capacitación de los empleados es un costo importante que debe ser considerado al momento de implementar un sistema ERP, ya que es esencial para el éxito del proyecto. Sin embargo, puede ser subestimado y requerir tiempo y tiempo adicionales. Es importante planificar y tener en cuenta estos costos para evitar sorpresas desagradables en el futuro.
2. Migración de datos
La migración de datos es un aspecto crucial en la implementación de un sistema ERP. Es el proceso de trasladar datos existentes desde los sistemas y programas de software anteriores a la nueva plataforma ERP. Esto implica la integración de los datos existentes en el sistema ERP y puede ser un proceso complejo y costoso aunque aveces innecesario.
La migración de datos es esencial para garantizar que el nuevo sistema ERP esté al día con la información existente y se pueda usar de forma eficiente. Sin embargo, este proceso puede ser costoso y requerir un gran esfuerzo. El costo puede incluir la contratación de un consultor especializado, el tiempo de los empleados dedicado a la migración de datos, y la posibilidad de que los datos se pierdan o se dañen durante el proceso de migración.
Además de los costos económicos, la migración de datos también puede tener un impacto en la productividad. Los empleados pueden estar menos disponibles para realizar sus tareas regulares mientras se lleva a cabo la migración de datos, lo que puede afectar la productividad de la empresa.
Para minimizar estos costos o incluso anularlos, es importante planificar cuidadosamente la migración de datos antes de comenzar el proyecto. Esto puede incluir el uso de herramientas de migración de datos automatizadas, la contratación de un consultor especializado o que la empresa implementadora incluya en sus servicios la migración de datos. También es importante tener en cuenta los procedimientos de copia de seguridad y recuperación de datos en caso de pérdida o daño de los datos durante el proceso.
3. Las tarifas de consultoría
Esta son un costo importante que deben tenerse en cuenta al momento de implementar un sistema ERP. A menudo, los problemas inesperados surgen durante el proceso de implementación y pueden requerir la ayuda de un consultor externo. Es por eso que es importante tener en cuenta este costo en el presupuesto o anular los desarrollodos a medida al momento de empezar.
Las tarifas de consultoría suelen optar por horas o paquetes de horas de empresas especializadas. Los costos pueden variar dependiendo de la cantidad y grado de dificultad de los problemas que se presenten. Una pequeña cantidad de problemas simples pueden requerir solo unas pocas horas de consultoría, mientras que un gran número de problemas complejos pueden requerir un gran número de horas y un gran costo.
Es importante mencionar que algunas veces (según el tamaño de tu empresa) el contratar una consultoría especializada puede ayudar a reducir el tiempo y costos, ya que estas empresas tienen experiencia y conocimiento especializado en implementaciones de ERP, y pueden ayudar a identificar y resolver problemas de manera eficiente.
4. Actualización de almacenamiento de datos
Estos gastos son necesarios para respaldar las operaciones diarias del negocio y garantizar que el sistema ERP funcione de manera eficiente. Es importante tener en cuenta que el almacenamiento de datos se vuelve cada vez más caro a medida que el negocio crece y el volumen de datos aumenta. Además, las actualizaciones de almacenamiento de datos pueden ser necesarias para cumplir con los estándares de seguridad y cumplimiento regulador. Los dueños de negocios deben estar preparados para asumir estos costos adicionales y planificar adecuadamente para ellos en su presupuesto.
En conclusión, la implementación de un sistema ERP puede presentar costos ocultos que los dueños de negocios deben tener en cuenta. Para minimizar estos costos y asegurar una implementación exitosa, les recomendamos considerar la contratación de expertos desde el principio del proceso, es decir empresas certificadas por Odoo. La idea de ahorrar costos no contratando expertos es un grave error que a largo plazo puede traer problemas y retrasos en la implementación. Por lo tanto, es importante tener en cuenta estos factores y planificar adecuadamente antes de embarcarse en la implementación de un sistema ERP de la mano siempre de expertos en el área.
